Out of Office sau cum să plecăm liniștiți în vacanță

[DanielaH]

Încă e vară, perioada concediilor și, dacă avem norocul să plecăm în vacanță, cu siguranță vrem să ne lăsăm e-mailul pregătit pentru a informa pe oricine ne scrie că nu suntem acolo.

Fără îndoială, răspunsul automat este o funcție foarte utilă și destul de simplu de realizat. Dar, pentru că nu este ceva ce facem în fiecare zi, se poate întâmpla să uităm cum se face 😊. De aceea un astfel de topic sperăm să fie util aici.

Vom lista mai jos pașii care trebuie urmați pentru configurarea răspunsului automat în Gmail și Outlook, cele mai populare conturi de e-mail. 

Cum configurăm un răspuns automat în Gmail? 

“Setări rapide/ Vezi toate setările/ General/ Răspuns automat” 

 Acești pași ne permit să setăm intervalul în care va funcționa răspunsul automat al Gmail selectând datele de început și de sfârșit ale absenței noastre. Apoi putem scrie și subiectul și mesajul de răspuns automat în câmpurile „Subiect” și „Mesaj”.

Tot aici există și o opțiune suplimentară care ne permite să limităm acest răspuns automat la persoanele care se află pe lista noastră de contacte sau să permitem ca mesajul automat să ajungă la toți cei care ne trimit un e-mail în perioada respectivă (opțiunea implicită).

Când ne-am hotărât asupra tuturor acestor opțiuni și am verificat că totul este corect, trebuie doar să facem click pe „Salvați modificările”, din partea de jos a paginii, astfel încât acestea să fie aplicate și astfel vom avea răspunsul nostru automat Gmail pregătit.

Cum configurăm un răspuns automat în Outlook?

“File/ Account Information/ Automatic Replies (Out of Office)” 

Și aici putem configura perioada de timp în care mesajul va fi activ, stabilind data și ora de începere și sfârșit, și apoi compunem textul nostru de răspuns.

În funcție de versiunea de Outlook pe care o avem, este posibil să vedem opțiuni pentru a personaliza diferite mesaje de răspuns automat în funcție de contacte (interne, ale organizației noastre, sau externe, din afara orzanizației).

În plus, Outlook-ul oferă și posibilitatea de a crea reguli de mesaje care vor fi aplicate numai mesajelor primite care sosesc în perioada de răspuns automată stabilită.

Odată ce totul este configurat, tot ce trebuie să facem este să salvăm modificările făcând click pe OK , să închidem fereastra de configurare și să revenim la căsuța de e-mail.

Voi folosiți mesajele OOO? Ce transmiteți în ele de obicei?

Vă urăm tuturor o vacanță plăcută și relaxantă. 

[Vio73]

Nu am folosit niciodată, pentru că nu a fost nevoie. Sunt destul de atent la emailurile pe care le primesc, inclusiv în vacanță și sincer, nici nu m-am gândit vreodată că aș putea să apelez la o astfel de variantă.

Oricum, mi se par destul de utile aceste sfaturi și în unele cazuri chiar este bine să le pui în practică!

Mulțumim foarte mult!

[arsradu]

Dap, foarte util!

Pe MacOS, poti configura mesajele OOO pentru Exchange direct din aplicatia Mail, in caz ca asta folosesti. 😄

Mail > Account name ("Work" in cazul meu) > Get Account Info > Out of Office.

Nu stiu de ce nu merge la fel si pentru Gmail, Yahoo si celelalte...dar nu merge.

Binenteles, se poate si din aplicatia Outlook. Dar daca nu vrei sa instalezi o aplicatie in plus pentru mail-ul corporate, si vrei sa le ai pe toate intr-un singur loc, aplicatia default de Mail mi se pare super ok pentru majoritatea, daca nu chiar toate, task-urile de care ai avea nevoie.

Ce transmitem in ele? Well, daca e contul personal, probabil ca ceva in genul mesajului scris de tine. :)) Daca e corporate, o sa fie ceva mult mai "formal", din nou, ceva similar cu mesajul dat ca exemplu de tine.

Pe contul de munca folosesc foarte des functia asta, si ma bucura si mai mult ca o pot seta de oriunde, inclusiv de pe telefon! Pentru ca, daca ai plecat, si nu mai ai acces la cont, sau la mail, sau la calculatorul de la munca, si nu ai laptop-ul cu tine...o sa fie mai dificil sa-i anunti pe ceilalti ca o sa fii in vacanta. 😄 Din fericire se poate seta foarte usor, si de pe iOS si de pe Android. Pe iOS cu aplicatia Mail (sau Outlook), de pe Android, cu aplicatia Gmail (sau Outlook). Probabil mai sunt si altele, dar pe astea le-am folosit eu.

[DanielaH]

Mulțumim pentru setările pentru Mac!

Am văzut recent un mesaj OOO care m-a amuzat foarte tare. Era ceva de genul: "Sunt zile în care mă găsești la un e-mail distanță și zile în care nu răspund nici la telefon. Până pe data de ___ vor fi numai zile din a doua categorie," 🤣

[FLo1]

Util și aplicat pe emailul de exchange (work). Utilitatea? Respectă CO-ul omului, dacă vrei ca și ție să-ți fie respectat. Pentru email personal nu are rost: uneori chiar nu e bine să se știe unde ești.... it's more safe.

Funny OOO? Cum menționam pe un alt topic, m-a amuzat un "Până la data....  sunt Out Of SERVICE". Service=serviciu.... pentru unii. 😀

[arsradu]

Out of service?! :)))) E prima data cand vad exprimarea asta (in contextul asta, binenteles). Dar da, e clar de unde a venit. E un fel de "furculision". :)) Suna pe acolo...dar e departe de ce trebuie.

[Pololică]

Auziți, ăștia bogătanii care plecați în vacanțe, de ce nu puneți la răspunsul automat "Ultimul stinge lumina"? A plecat în concediu tata mare (așa l-am botezat pe patron) și sunt primul care ajunge în firma (la 7 dimineața). Săptămâna asta n-a fost zi sa nu găsesc lumina aprinsă în firmă.

În altă dezordine de idei: am un răspuns automat, dar îl folosesc doar când nu are acces nimeni la mail deoarece trimitem mail la Agendă și anunțăm dacă este necesară comunicarea, sa se folosească o anumită adresa (office sau contabilitate).

De fapt, în ultimii 3 ani nici n-a mai fost nevoie sa activez OOO întrucât mailurile vin direct pe cele două mail-uri de grup și cineva le citește și răspunde. 

[svetalex]

Având în vedere că lucrez într-o corporație (de fapt mereu am lucrat în corporații :)) de fiecare dată când am concediu îmi setez mesaj OOO. Am utilizat doar Outlook, iar mesajul pe care îl am eu setat este unul clasic, înlocuiesc mereu data doar. 

Mi-ar plăcea să am ocazia să lucrez undeva unde să pot să îmi setez și eu un mesaj OOO funny.

Până atunci, las și eu mai jos câteva mesaje funny pe care le-am găsit:

Buna ziua! Am pentru Dvs. o veste proasta si o veste buna. Vestea proasta e ca pana la data de xxxx, nu va pot ajuta cu nimic, deoarece sunt plecat intr-o binemeritata vacanta. Vestea buna este ca mail-ul Dvs. va fi directionat catre colegul meu Ion Popescu. Rugati-va sa nu fie si el plecat in vacanta!

Pana la data de xxxx nu voi fi la birou. Prin urmare, nu voi putea sterge toate mesajele pe care le primesc de la Dvs. pana la aceasta data. Va rog sa nu va impacientati! Email-urile vor fi sterse in ordinea primirii!

Buna ziua! Incepand cu data de xxxxx sunt plecat de la birou. Nu stiu exact cand sau daca ma mai intorc, asa ca ar fi bine sa va rezolvati toate problemele cu oricare dintre colegii mei…

Buna ziua! Va informez ca in intervalul xxxx – xxxx nu voi fi la birou. In cazul in care aveti nevoie de o informatie urgenta, va sfatuiesc sa incercati Google sau Wikipedia!

🙂